2018. december 23-ától hatályos a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 99/A. §-ának új rendelkezése a bér és a munkaügyi iratok kötelező megőrzéséről. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. Törvény 7. § 24. pontja szerinti irat fogalmát pontosan kell ismerni ahhoz, hogy tudjuk, mire vonatkoznak a megőrzési szabályok
Irat a jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül. Az iratok selejtezését nagy odafigyeléssel kell elvégezni, mivel sokféle szabályt kell egyszerre figyelembe venni. Probléma keletkezhet akkor, ha valamelyik bizonylatot, iratot hamarabb selejteznek ki, mint azt szabadna, és a kiselejtezett bizonylatra, iratra később szükség lesz. Például, ha egy, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) hatálya alá tartozó adózónál egy büntetőeljárásnál bizonyítékként szükség van számlákra, szerződésekre, teljesítési igazolásokra, ahol az adózás rendjéről szóló törvény megőrzési idejét elérve kiselejtezték a bizonylatokat (iratokat), abban az esetben az adózó súlyosan megsértette a számviteli törvény, mivel annak előírása szerint 8 évig kellett volna megőrizni a bizonylatokat. Egy másik példát nézve, hasonlóképpen az előző példához, probléma lehet abból is, hogy amennyiben betartották a számviteli törvény szerinti 8 éves megőrzési időt, de nem figyeltek arra, hogy a kiselejtezett iratok között voltak de minimis (csekély összegű) támogatáshoz tartozó bizonylatok is, abban az esetben a támogatáshoz tartozó iratok selejtezésével megsértették a de minimis (csekély összegű) támogatásokra vonatkozó szabályokat, amelynél 10 éves a megőrzési idő.
Példaként nézzük meg a nyugdíjtörvény 2018. december 23-ától hatályos új rendelkezését megsértő esetet, amelyben az egyik munkavállaló bér és munkaügyi iratait a kötelező megőrzési idő letelte előtt kiselejtezték. A példánkban szereplő munkavállaló 2019-ben az öregségi nyugdíjkorhatárt betöltötte és nyugdíjazták, de a bér és a munkaügyi iratait még öt évig meg kellett volna őrizni. A munkavállaló bér és munkaügyi iratait 2019-ben, a kötelező megőrzési idő letelte előtt, a nyugdíjazását követően kiselejtezték, megsértve ezzel a kötelező megőrzési időre vonatkozó törvényi előírást.
- Bér és munkaügyi iratok
A december 23-ától hatályos a nyugdíjtörvény 99.A§ új rendelkezése a bér és a munkaügyi iratok kötelező megőrzésére vonatkozóan, amely szerint a kötelező megőrzési idő az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt év. A társadalombiztosítási nyugdíj fedezetére, a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló törvény (a továbbiakban: ) Tbj.) 44.§ (1) bekezdése szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. A bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője,
illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.
Figyelemmel kell lenni arra is, hogy megőrzési időre vonatkozó szabályokat több helyen is találunk. A bizonylatok, iratok megőrzésénél, selejtezésénél többek között figyelembe kell venni a nyugdíjtörvény, a számviteli törvény, az adózás rendjéről szóló törvény, a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. törvény (a továbbiakban: a kereskedelemről szóló törvény), a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény előírásait. A végelszámolással megszűnt és felszámolással megszűnt vállalkozásoknál az iratok megőrzéséről a végelszámolónak, illetve a felszámolónak kell gondoskodnia.
- A számvitelről szóló törvény szabályai
A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A számviteli törvény szerinti megőrzési idő akkor kezdődik, amikor a megőrzendő dokumentum létrejött.
A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
- Kereskedelemről szóló törvény rendelkezései
A kereskedelemről szóló törvény előírja, hogy amíg az árut nem adta el a kereskedelemmel foglalkozó vállalkozás, addig rendelkeznie kell az áru eredetét igazoló eredeti bizonylattal. Emiatt az is előfordulhat, hogy a számviteli törvény szerint már selejtezhető lenne egy számla, de mégsem selejtezhető, mivel a kereskedelemről szóló törvény 5.§-a alapján még meg kell őrizni.
- De minimis támogatás
De minimis (csekély összegű) támogatás esetén a támogatás kedvezményezettjének 10 éves megőrzési idővel kell számolnia. A támogatás nyújtójának kötelessége, hogy felhívja a kedvezményezett figyelmét arra, hogy a csekély összegű támogatás jogcímén nyújtott támogatáshoz kapcsolódó minden iratot a támogatás odaítélésétől számított 10 évig meg kell őriznie és a támogatást nyújtó ilyen irányú felhívása esetén köteles azt bemutatni. A csekély összegű támogatási jogcímen nyújtott támogatásokról az Európai Bizottság kérésére 20 napon belül információt kell szolgáltatni.
- Többféle hatályosság esetén
Amennyiben egy konkrét bizonylat (irat) megőrzésére többféle jogszabály is ír elő megőrzési időt, és azoknak a hossza nem egyezik meg, abban az esetben a hosszabb megőrzési időnek kell megfelelni. Ezzel van biztosítva, hogy valamennyi megőrzési idő be legyen tartva. Például az olyan beruházást alátámasztó bizonylatoknál, aktiválási jegyzőkönyveknél, amelynél de minimis támogatást kaptak, figyelni kell az adózás rendjéről szóló törvényt, a számviteli törvényt és a de minimis támogatásokra vonatkozó megőrzési időket és a leghosszabb, a de minimis támogatásra vonatkozó 10 éves megőrzési időt kell betartani.
- Be nem fejezett ügyletek, nyitott tételek
Az úgynevezett nyitott tételek bizonylatait sem lehet selejtezni, hiába következett be a számviteli törvény szerint a 8. év alapján a megőrzési idő vége. Például egy 12 évre szóló pénzügyi lízingről szóló bizonylatot (számlát, szerződést, díjbekérő értesítőket, év végi tartozásról szóló igazolásokat stb.) nem szabad a futamidő lejárta előtt selejtezni.
forrás: ado.hu
Amennyiben a cikkben leírtakkal kapcsolatban kérdése merülne fel kérjük írjon a e-mail címre. Megfelelő számú érdeklődő esetén a legközelebbi Adófórum témái közé javasoljuk.