Mely esetekben van szükség az útnyilvántartás vezetésére? A céges használat alátámasztására szükséges-e útnyilvántartás vezetése minden esetben? Természetesen ezek mellett felmerül az a kérdés is, hogy mi a feltétele annak, hogy a fenti személygépkocsik üzemanyagának, illetve fenntartási költségeinek üzleti célú elszámolása szabályszerűen megtörténhessen az adott gazdasági társaságnál.
Mint minden adminisztrációs kötelezettség ez is felveti a szükségesség és egyszerűsítési lehetőség kérdését. Az alábbi példában egy gazdasági társaság szerepel, amely a gazdasági tevékenységéhez három személygépkocsit használ, esetenként előfordul magáncélú használat.
Egy autó a társaság saját tulajdonában van, a másik kettőt viszont lízingeli. A lízing nyílt végű. A bérbeadó a második kocsinál magánszemély, a harmadiknál pedig szintén egy gazdasági társaság. A társaság előrelátó módon élt az Áfa törvény 125/A. § szerinti választással, ezért a levonható áfát az adólevonásra jogosító üzleti célú használat aránya alapján állapítja meg.
Általános forgalmi adó
Általános forgalmi adó szempontjából izgalmat a lízing és a levonhatóság okozza.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa törvény) alkalmazásában a nyílt végű lízing az Áfa törvény 259. § 4. pontjában foglalt fogalomra tekintettel – mely szerint bérbeadás, -vétel: a bérleti szerződésen alapuló jogviszony mellett minden olyan egyéb jogviszony is, amelynek tartama alatt a jogosult az ellenérték egészét vagy túlnyomó részét a termék időleges használatáért téríti vagy téríteni köteles a kötelezettnek – bérletnek minősül.
Emellett az Áfa törvény 125/A. §-a értelmében a társaságnak lehetősége van arra, hogy a 124. § (4) bekezdés b) pontja helyett a levonható adót az Áfa törvény 120.-121. §-ai alapján állapítsa meg, mellyel e példában élt is.
Ebben az esetben a vállalkozás élt az Áfa tv. 125/A. §-ában foglalt választási lehetőségével, értelemszerűen ezt nyilvántartásában is rögzítette, akkor az Áfa törvény 125. § (1) bekezdés f) pontjának alkalmazása nem merül fel. Azaz nem szükséges, hogy az adóalany a bérbevételt terhelő előzetesen felszámított adó teljes levonásához az általa a bérbeadó részére megtérített vagy megtérítendő ellenérték legalább 50 százalékát megtéríttesse a munkavállalóival.
Ez esetben a személygépkocsi lízinget terhelő áfa teljes mértékben levonható, függetlenül attól, hogy a vállalkozás a munkavállalóktól mekkora összegű térítést kér a személygépkocsi használatért (természetesen akkor, ha a vállalkozás nem használja a személygépkocsit egyéb adómentes, vagy adóalanyiságon kívüli cél érdekében, figyelemmel a 120.§-121. § szabályaira).
Az Áfa törvény 120. §-a kimondja, hogy hogy az adóalany olyan mértékben jogosult az általa fizetendő adóból levonni az előzetesen felszámított adót, amilyen mértékben az adóalany – ilyen minőségében – a terméket, szolgáltatást adóköteles termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása érdekében használja, egyéb módon hasznosítja.
Általánosságban megállapítható, hogy az Áfa törvény adónyilvántartásra vonatkozó XI. fejezetében foglalt követelményekre tekintettel az adóalanynak megfelelően részletezett nyilvántartást kell vezetnie, amelyből az adó levonásának helyessége, illetőleg a levonható adó megállapítására alkalmazott módszer hitelessége, helyessége megállapítható. Gépjárművek esetében ez jellemzően az útnyilvántartás, amely alapján a magáncélú és az üzleti célú használat elkülöníthető, ugyanakkor nem zárható ki más módszer alkalmazása sem, amennyiben teljesíti az előbb említett követelményt.
Az Áfa törvény 124. § (4) bekezdésében foglalt 50 százalékos levonási tilalom alkalmazása során a vállalkozás az általa használt személygépkocsival kapcsolatban elsősorban azt köteles vizsgálni, hogy az érintett személygépkocsi bármilyen mértékben szolgálja-e az adóalany adólevonásra jogosító gazdasági tevékenységét. Amennyiben igen, akkor a továbbiakban a személygépkocsi gazdasági tevékenység körében való használatának a tényleges mértékét nem szükséges külön út- vagy egyéb nyilvántartással alátámasztani, hanem – az adólevonásra jogosító gazdasági tevékenységhez történő használat tényének megfelelő igazolása mellett – az adóalany (függetlenül a gazdasági és a magánhasználat tényleges arányától) az Áfa törvény 124. § (4) bekezdésében megjelenő, 50 százalékos levonási tilalmat alkalmazza.
Az üzemeltetési, fenntartási költségekben előzetesen felszámított áfa 50%-a levonásba helyezhető, ha az üzleti használat bármilyen mértéke igazolt. Az üzleti használat tényleges mértékét nem szükséges útnyilvántartással alátámasztani, azaz az üzleti használat bizonyos mértékét nem csak út-, hanem bármilyen alkalmas nyilvántartással is alá lehet támasztani.
Társasági adó
Gazdasági társaság esetében a társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvényre (a továbbiakban: Tao. tv.) is figyelemmel kell lenni.
A Tao tv. alanya a tulajdonában lévő gépjárműve(i) beszerzési, fenntartási, karbantartási, javítási, valamint üzemanyag-költségeit a számviteli törvény előírásának megfelelően kizárólag szabályszerűen kiállított számlák alapján érvényesítheti. Az ilyen módon dokumentált költségeket (üzemanyag-költségnél a felhasználást alátámasztó nyilvántartás alapján) a Tao tv. az adóalapnál is elismeri.
Kizárólagos üzemi használat esetén nem, azonban, ha felmerül a magáncélú használat, a Tao. tv. 8. § (1) bekezdés d) pontja szerint meg kell emelni az adózás előtti eredményt azzal a költségként, ráfordításként elszámolt, az adózás előtti eredmény csökkenéseként számításba vett összeggel – ideértve az immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenési leírását is -, amely nincs összefüggésben a vállalkozási, a bevételszerző tevékenységgel, különös tekintettel a 3. számú mellékletben foglaltakra.
A Tao tv. 3. számú mellékletének B) fejezet 6. pontja alapján a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költségnek, ráfordításnak minősül a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költség, ráfordítás, ideértve az azzal összefüggő, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történő kötelező befizetést is.
A gazdálkodónak tehát igazolnia kell, hogy az általa elszámolt költség, ráfordítás ténylegesen a vállalkozási tevékenységének érdekében merült fel. A gépjárművekhez kapcsolódóan elszámolt költségek és ráfordítások esetében ez történhet útnyilvántartás vezetésével, vagy más, a vállalkozó által alkalmazott dokumentummal is, amely megfelelően bizonyítja a költségek, ráfordítások Tao. tv. szerinti elszámolhatóságát és eleget tesz az alábbi törvényi kritériumoknak.
Nem magánszemélyek tulajdonában lévő személyautókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (ezen gazdasági szereplők mindenképp alanyai a cégautóadónak), de a költségek kimutatásához ajánlott a nyilvántartás vezetése, általános szabályként alkalmazva az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 77. § (1)-(2) bekezdéseit.
E rendelkezések kimondják, hogy a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített elektronikus adatokat, információkat is – úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas legyen.
A könyveket, nyilvántartásokat – ha jogszabály másként nem rendelkezik – úgy kell vezetni, hogy
- a) a bennük foglalt feljegyzések e törvény, illetve a Számv. tv. bizonylati rendjére vonatkozó és egyéb jogszabályokban előírt bizonylatokon alapuljanak,
- b) adónként és költségvetési támogatásonként folyamatosan, kihagyás nélkül tartalmazzák az adót, illetve költségvetési támogatást meghatározó adatokat és azok bizonylati hivatkozásait,
- c) azokból kitűnjék az adott időszakra vonatkozó bevallott adó, illetve támogatás alapja,
- d) az adó megfizetésének, a költségvetési támogatás igénybevételének, valamint az alapul szolgáló bizonylatoknak az ellenőrzését lehetővé tegyék.
Forrás: jogkoveto.hu