A baranyai KKV jógyakorlatokat ismertető cikksorozat folytatásában a Pécs-Baranyai-Kereskedelmi és Iparkamara önkéntes tagja az SHS Kft. mutatja be jól bevált gyakorlatait.
Baranya megyében Hochschornerné Strasser Évával az SHS Kft. tulajdonosával és vezetőjével beszélgettünk. A nagy múltú könyvelőiroda 30 évre tekint vissza, ám a beszélgetésünk tárgyát képező jó gyakorlat alapjai szinte a kezdetektől fogva jelen vannak a cégnél. Persze a gyakorlat az idők során számos fejlesztésen esett át, jelenlegi formájában pedig nagyjából 10 éve működik – ahogy Évától hallhattuk az interjú során. Egy speciális képzési rendszerről van szó, mely a könyveléssel, adótanácsadással és cégépítéssel foglalkozó vállalkozás kollégái számára különös jelentőséggel bír. Ezeken a területeken ugyanis a naprakész tudás, a gyorsan változó jogszabályok ismerete és a folyamatos fejlődés elengedhetetlen. A saját fejlesztésű jó gyakorlat abban segít, hogy a kollégák teljesíteni tudják a mindezek nyomán feléjük érkező napi elvárásokat.
Jellemzően milyen munkarendben dolgoznak Önöknél a munkavállalók?
Hochschornerné Strasser Éva: A munkavállalók rugalmas munkarendben dolgoznak: van, aki 7-re jön, van, aki 8-ra és akad olyan is, aki fél 8-ra jár. Pénteken általában délig dolgozunk, de természetesen, ha valaki később jön az tovább marad. Illetve eldönthetik a munkatársak, hogy a pénteki napot fél műszakban vagy teljes műszakban szeretnék-e letölteni.
Jellemzően milyen típusú munkavállalók dolgoznak Önöknél?
A harmincegynéhány főből 4 férfival dolgozunk együtt, a többiek mind női munkavállalók. A pécsi irodánkban az átlag életkor 25 és 35 év között van, míg a mágocsi irodánkban inkább 40 és 55 év között. Többen vannak, akik GYES, illetve gyermekkel való otthonlét alatt is folytatják nálunk a munkát, és ez egy olyan szakma, ahol igazán nem is szabad abbahagyni, mert ha az ember kiesik a gyakorlatból, akkor legalább 1 év, mire visszatanul, visszaszokik újra.
Kérem mutassa be, hogy melyik az a jó gyakorlat, amelyet kiemelendőnek tart az Önök cégét illetően?
A belső képzési rendszerünkről van szó, ami egy nagyon jó gyakorlat. Több mint 10 éve van jelen nálunk és nagy hasznára válik a cégünknek. Egyrészt minden munkavállalót, aki valamit tanulni szeretne támogatunk. Természetesen tanulmányi szerződést kötünk mindenkivel, vagyis a tanulmányai idejével megegyező ideig köteles a cégnél munkát vállalni. Amit viszont mi, a saját kútfőnkből és saját kapacitásunkból kezdeményeztünk, az a belső képzési rendszer. Minden hónap 20-a utáni első péntekjén nálunk oktatás van. Ekkor a pécsi és a mágocsi irodából is kötelező megjelenni a kollégáknak Mágocson. Az adott hónapban a máshol központilag megrendezett oktatásokon részt vevő kollégák mondják el a hallottakat itt, a belső képzésen, valamint írásos formában is kiosztják az általuk készített anyagot a többi kollégának, illetve ezt feltesszük a szerverre is. Bár az utóbbiban van még egy kis hiányosságunk: a visszakereshetőség módszerén még kellene finomítanunk. A lényeg azonban az, hogy ezeken a képzéseken mindenki kap szót, mindenki lehet előadó és hallgató is. Illetve az általános tudásátadást az évek során kiegészítettük esettanulmányokkal is. Ha valakinek a munkája során történt valami említésre méltó eset, egy megoldott probléma, egy feladat az ügyfelekkel kapcsolatban, akkor ezeket az eseteket az adott kolléga, aki megoldotta, elmondja. Természetesen név nélkül, de az általa kidolgozott megoldással együtt. Ilyenkor a megoldás, ami született, biztosan megragad annak a fejében, aki esetleg legközelebb találkozik egy hasonló problémával és könnyebb lesz akár azt megkeresnie, akitől a probléma megoldását hallotta, vagy akár önállóan megoldania a feladatot.
Miért tartották fontosnak, hogy bevezetésre kerüljön ez a jó gyakorlat?
A szervezeti felépítésünk olyan, hogy vannak csoportvezetőink, bérszámfejtési és könyvelési csoportvezetők egyaránt, akik nem győzték már az új kollégák által ugyanazokra a feltett kérdésekre adandó válaszokat. Így adta magát a gondolat, hogy ha mindenki részt vesz valamilyen oktatáson és azon az oktatáson tanultakat utána a többieknek átadja, akkor nem kerülnek elő folyamatosan ugyanazok a kérdések, hiszen egy központi oktatás keretében mindenki hallhatja a választ. Azt gondolom, hogy az ilyen közös tanulások során azokra a kérdésekre is választ kaphatnak kollégák, amit nem mernek vagy nem akarnak feltenni. Bár én mindig szoktam biztatni őket, hogy kérdezzenek. Gyakran hangoztatom, hogy az kérdez, aki okos és nem az, aki buta. Tehát kérdezni nálunk szabad és kell is.
Hogy fogadták és fogadják a munkavállalók ezt a jó gyakorlatot?
Ami kötelező, az mindig rossz, ezt mindannyian tudjuk mi, munkáltatók. Viszont az is igaz, hogy mindenki teljesítménynek éli meg, amikor előadhat 20-30 ember előtt. Soha nem is szoktak felkészületlenül érkezni a kollégák. Mindenki számára nem csak előadói, de kommunikációs gyakorlat is az, amikor előadóvá válhat. Illetve természetesen az írásra is figyelnek, amikor kiadják ennek az oktatásnak a rövidített változatát a kezeik közül. Fontosnak tartom, hogy ez a szöveg alá legyen írva, legyen címe és legyen rajta dátum, hogy mindenki érezze: minden esetben, amikor valamit kiadunk a kezünkből, azért vállaljuk a felelősséget.
Ebből kiindulva hogyan érzik, változtat valamit a munkahelyi mentalitáson ennek a jó gyakorlatnak a jelenléte?
Igen, úgy gondolom, hogy ez az összetartozást erősíti. Illetve motivációt is jelent, hiszen mindig elismerik egymást a kollégák, amikor egy kiemelkedően jó előadót, előadást vagy témát hallanak. Az esettanulmányoknál is egy bizonyos presztízst érhet el az, aki előad egy szituációt, egy sikerrel megoldott különleges problémát.
Hány százalékát érinti a jó gyakorlat a munkavállalóknak?
Az oktatás a munkavállalók 100%-át érinti, hiszen kötelező, csak nagyon indokolt esetben engedélyezzük azt, hogy valaki ne vegyen részt rajta, ez a munkánk alapja. A törvények folyamatosan változnak, így nekünk is muszáj lépést tartanunk. Még a GYES-en lévő kollégáknak vagy a nyugdíjasoknak is, akik bedolgoznak, kötelező a részvétel ezeken az oktatásokon.
Ezeken a képzéseken csak a kollégák tartanak egymásnak oktatást, előadásokat?
Alapvetően igen, de szoktunk meghívni vendégelőadókat is. Volt már, hogy Budapestről hívtam meg egy transzferár szakértőt, aki oktatást tartott nekünk, egy Pécsről érkező előadónk pedig a külföldi munkavégzésről osztotta meg a tapasztalatait. Ahol én járok és jó előadót hallok, többnyire elhívom.
Ütköztek valamilyen nehézségbe a jó gyakorlat bevezetése vagy fenntartása során?
Igen, a nyár az mindig nehézséget okoz, így július 20-a után inkább eltekintünk ettől, vagyis júliusban és augusztusban nincs oktatás. Nálunk a könyvelők mindig ÁFA után mennek szabadságra, tehát július 20-a és augusztus 20-a után felesleges lenne oktatást tartani, mindenki csak elkéretőzne róla.
Van valamilyen kézzelfogható anyagi hozadéka vagy költsége, amivel jár ez a jó gyakorlat?
Természetesen van költsége, hiszen az alapot a megyében és az országban szervezett oktatások, szakképzések adják, amiken részt vesznek a kollégák, illetve az előfizetéseink, ahonnan mi magunk is tanulunk. Vagyis számottevő kiadással jár, de mi nem sajnáljuk erre a fajta innovációra a pénzt, mert úgy gondoljuk, hogy ez mindig sokszorosan megtérül.
Van esetleg valamilyen módszertan a jó gyakorlat eredményességének monitorozására?
A tudásszint csak abban mérhető egy könyvelőirodában, hogy milyen százalékban tudnak a kollégák válaszolni a kérdésekre. Én elmondhatom, hogy mi 100%-ban tudunk válaszolni a kérdésekre, mert ha nem az oktatások anyagából tudjuk a választ, akkor megkeressük. Ha törik, ha szakad, de válasz nélkül kérdés nem marad nálunk.
Volt vagy van esetleg valamilyen külső minta vagy irányelv, amely mentén bevezetésre került Önöknél ez a jó gyakorlat?
Az ötlet igazából az apukámtól származik, aki az alapítója a cégünknek. Ő volt az, aki hangsúlyozta, hogy kell az oktatás és mindig is támogatta a kollégák képzéseken történő részvételét. Mi ezt fejlesztettük tovább úgy, hogy ennek egy rendszere legyen. Van egy rotáció, hogy kinek, mikor, milyen időközönként kell elmennie egy oktatásra. Erről vezetünk feljegyzéseket, illetve jegyzőkönyvet, hogy ki volt jelen a képzéseken, tehát kinek kell aktuálisan előadnia. Könnyebbséget az jelent esetleg egy-egy kollégának, hogy nem egyedül kell elmennie egy képzésre, hanem mehetnek ketten is. Vannak olyan előadások, amik három alkalommal is elhangzanak, így ha mind a három alkalommal elmennek, akkor akár 6-an is meghallgathatják ugyanazt az előadást. Végül mindenki kiválaszthat magának szabadon egy témát, amiről szívesen beszélne, és itt nem csak egy lehetősége van, hanem tud olyat is választani, ami közelebb áll hozzá.
Van esetleg még valamilyen fejlődési lehetőség a jó gyakorlatban?
A fejlődést mindig a dolgozók igénye határozza meg. Például éppen tegnap jött hozzám két kolléga, hogy szeretnének elmenni egy TB-ügyintéző tanfolyamra. Mondtam, hogy természetesen egész nyugodtan, éppen most indult a Pentában egy képzés, úgyhogy ketten meg is kezdik a tanulmányaikat. Nagyon jó, hogy a kollégáink tanulni akarnak és önként jelentkeznek az oktatásra.
Mi a véleménye, más kkv-knak is érdemes lenne bevezetni egy hasonló jó gyakorlatot?
Én úgy gondolom, hogy tanulni mindenkinek kell, nekünk pedig kötelező. A mi szakmánkban tanulás nélkül nem is tudnánk dolgozni, hiszen a törvény nem ismerete nem mentesít a betartása alól.
Mit tanácsolna egy olyan kkv-nak, amelyik éppen előtte áll egy ilyen jó gyakorlat bevezetésének?
Azt, hogy a legkönnyebb út minden kkv-nak az lenne, hogy a dolgozók akarata előtt meghajolva eltér az eredeti szándékától. De úgy gondolom, hogy olyan ez, mint a nevelés: simogatva, biztatva el kell érni a nevelőnek, a cégvezetőnek a célját, hiszen másként nem fejlődhetne a cég. Hogyha elhatározza egy cég, hogy be akar vezetni újdonságként valamilyen jó gyakorlatot, akkor kedvesen, szeretetteljesen, de muszáj megvalósítania is. De az is igaz, hogyha úgy látja, hogy megvalósult ugyan, de semmi hasznára nincs a cégnek, akkor el is kell tudni engedni.