Online meeting és üzletember-találkozók, interneten közvetített előadások és megtartott képzések, felhőbe fellőtt adatok, digitális nyilvántartások – még a naptárunk és a cím-, illetve telefonlistánk is virtuális. Hosszan lehetne sorolni, mennyi ügyünket, feladatunkat, elintéznivalónkat oldjuk meg digitális és online eszközök, platformok, kapcsolatok segítségével nap mint nap. A virtuális tér észrevétlenül kúszott be a mindennapjainkba, megkönnyítve ezzel az életünket. Cikkünkben vállalkozások vezetőit kérdeztük arról, hol tart a működésükben a digitalizációs folyamat, milyen előnyeit tapasztalták meg az új kor fejlesztéseinek, találmányainak.
Herbály István, a Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara innovációért felelős alelnöke, az RG Net Kft. ügyvezetője
„A flexibilitás mellett a biztonságot is megkaphatjuk a digitalizációval”
– A kamara innovációért felelős alelnökeként miként látja a baranyai vállalkozások részéről a digitális, online megoldások felé való nyitást? Ismerik-e a lehetőségeket, használják-e ezeket a megoldásokat, platformokat?
– Mint ahogyan általában a baranyai vállalkozások, így ezen a területen is heterogének. A skála egyik végén az e-maileket is csak kinyomtatva kezelő cégvezetők állnak, míg a másik végén a digitalizációban otthonosan mozgó, mindent online intéző, jellemzően fiatalabb vállalkozók. Nem kell túl bölcsnek lenni, hogy felfedezze az ember az összefüggést az életkor, és a digitális készségek között. Akik ebben nőttek fel, komoly előnnyel indulnak a versenyben.
– A koronavírus-járvány miatt az üzleti élet jelentős része az online világba költözött: az üzletember-találkozók, a munkakapcsolatok kiépítése, az oktatások, a rendezvények stb. Ugyanolyan intenzitással tudják-e megmozgatni a vállalkozásokat, mint a valós események, rendezvények által, miben más ez a fajta kapcsolódás, mint korábban?
– Két fontos dolgot emelnék ki erre a kérdésre válaszolva. Az első, hogy az a fajta személyes bizalom, pozitív első benyomás, amely megalapozza egy új üzleti partnerrel való kapcsolatot, nem veszik el az online térben. Az oktatásoknál, a projektek menedzselésében ez nem okoz problémát, de a rendezvények egyik legfontosabb része, a networking ilyen módon nem pótolható.
A másik fontos dolog, hogy mégsem szabad félvállról venni a videós megjelenést. Ha az üzleti partnerrel úgy tárgyalok, hogy egy káosz kellős közepéről jelentkezek be, vagy esetleg pizsamában, ébredés utáni állapotban esek be egy online üzletember-találkozóra, az ugyanúgy nem fog jó benyomást kelteni, mintha ezt személyesen tenném. Sajnos sok ilyen negatív példát láttam a közelmúltban.
– Az RG Net Kft. cégvezetőjeként hogyan látja a partnereik, ügyfeleik digitalizálódását, használják-e az online megoldásokat, platformokat? Miben szorulnak támogatásra, segítségre?
– A partnereinknél szinte teljes mértékben átálltunk az online projektmenedzsmentre, ezeket a platformokat mindenki gond nélkül kezeli. Ami nehézséget okoz számos cégnél, az az ügymenet átállítása. Ha túl sok a papír alapú információ, a helyben tárolt adat, az megnehezíti az online munkát. A vállalkozásokat abban kell segíteni, hogy kialakítsák a számukra megfelelő digitális folyamatokat, és azokat vigyék végig a szervezeten, majd tartsák is fenn. Hiába állítunk egy céget felhő alapú működésre, ha utána a munkatársak ugyanúgy a gépeiken tárolják a dokumentumokat, spirálfüzetben gyűjtik az információkat, akkor hamar értelmét veszti a felhő infrastruktúra fenntartása. Ebben az IT-vállalkozások sokat tudnak segíteni a cégeknek.
– Az ön által irányított vállalkozásban, az RG Netnél milyen digitális, online megoldásokat alkalmaznak a munkájukhoz? Ezek közül leginkább melyek váltak be?
– Mivel cégünk 15 éve informatikával foglalkozik, így próbálunk teljesen naprakészek lenni a digitalizáció terén. Ennek köszönhetően március 18-ról 19-re úgy tudtunk átállni home office alapú működésre, hogy az semmilyen fennakadást nem okozott a cég működésében. Csak annyi volt a különbség, hogy az asztalaink fizikailag távolabb kerültek egymástól.
A partnerekkel a Zoom segítségével átálltunk az online egyeztetésekre, a belső kommunikációban a Hangouts-ot kezdtük használni. Mindenki hozzáfért a szerveren tárolt adatokhoz VPN-en keresztül. A projekteket pedig a felhő alapú Contrall ERP rendszerünkben ugyanúgy tudtuk követni, mintha az irodában ültünk volna.
– Az ön tapasztalatai szerint milyen előnye van annak, akár hosszú távon, ha egy vállalkozás a digitális, online megoldásokkal élve szervezi a munkáját?
– A legnagyobb előny véleményem szerint a rugalmasság, az a flexibilitás, hogy az adatokhoz bármikor, bárhonnan hozzá lehet férni. Nem számít, hogy home office-ba kell vonulni, hogy tárgyalásra menet útközben kell valamilyen adat, vagy csak egy mobil van nálam, de válaszolni kellene az ügyfél projekttel kapcsolatos kérdésére, az információ mindig mindenhol rendelkezésre áll. Ráadásul nem ellenőrizhetetlenül, hiszen egy jól felépített rendszer esetén szabályozva vannak a hozzáférési jogosultságok, és pontosan naplózva az események. Tehát a flexibilitás mellett a biztonságot is megkaphatjuk.
Véh Balázs, a KATEDRA Veszprém, Székesfehérvár, Pécs ügyvezetője
„Az idő egyre értékesebb, az online megoldásokkal rengeteget tudunk spórolni”
A pécsi Katedra Nyelviskola 2011 óta fogadja az idegen nyelveket tanulókat Pécsett. Az angol, német, francia, olasz, orosz nyelv mellett számítástechnikát, illetve vezetői és vállalati hatékonyságfejlesztést is oktatnak a pécsi intézményben. A vállalkozás három telephelyen, Veszprémben, Székesfehérváron és Pécsett működik, több nyelvvizsga akkreditált vizsgahelye, így létfontosságú számukra mind a telephelyeik, mind a tanáraik és tanulóik felé az egyszerű kommunikáció.
– Az ügyvitelünket egyedi fejlesztésű, komplett és integrált rendszer támogatja közel két évtizede, mely kezeli egyrészt a számviteli kötelezettségeket, másrészt a szakipari, esetünkben a felnőttképzési jogszabályok által előírt adatkezelési feladatokat is. Az oktatási portfóliónkban szintén évtizedes gyakorlattal van jelen az online távoktatás, a Katedra Campus márkanéven futó blended nyelvoktató platformunk az egyik legnagyobb brit kiadó digitális tananyagait használja, de van saját online szókincsfejlesztő alkalmazásunk is a szokincs.hu, ami a veszélyhelyzet idején ingyenesen volt elérhető. A vállalati belső és külső kommunikációban is napi szinten használunk streaming megoldásokat, a nyelvi képzéseink vonatkozásában szintén – válaszolja arra a kérdésre Véh Balázs, hogy a vállalkozás működésében milyen digitális és online megoldásokat alkalmaznak.
– A koronavírus-járvánnyal kapcsolatban miként alakult át az oktatásuk?
– A járványügyi helyzet beálltával minden képzésünket online tantermekbe szerveztük át, mivel már volt a témában tapasztalatunk, ez gyorsan és hatékonyan megtörtént. Számunkra a Zoom szolgáltatásai az ideálisak, erre rendelkezünk előfizetésekkel, oktatóink készségszinten alkalmazzák. A legtöbb ügyfelünk elfogadta az új formát, a gyakorlat során a többség meg is szerette a sok szempontból kényelmes megoldást. Azt már rég óta tudjuk, hogy a szakmai hatékonyságot nem rontja, sőt, sok esetben akár még javítja is a digitális tanterem, egyértelműen ez a jövő, nem csak a vírushelyzet miatt.
– A Katedrában dolgozók munkájára miként hatott a járványhelyzet, az ő munkavégzésükhöz kellett-e új digitális megoldást találniuk?
– Az irodai munkatársaink életében is már hosszú ideje jelen vannak a rugalmas munkavégzés elemei, például az otthoni munka, így az átállás ott sem okozott különösebb nehézséget. Mivel a technikai feltételeink már eleve adottak voltak, nem igényelt az átállás jelentős többletköltséget.
A bevezetett tiltó rendelkezések nagyjából a felére csökkentették a piacunkat, és a helyzet március óta nem javult. Ez komolyan veszélyezteti a munkahelyeket, a meglehetősen rövid időre járó és mértékét tekintve csekély támogatási program lejárt, így a járvány második hullámával a gazdaságra nehezedő nyomás egyre nagyobb, az igazi nehézségek még csak most kezdődnek.
Az őszi tanfolyamainkat már eleve úgy szerveztük, hogy ha szükséges, bármikor át tudunk állni újra a teljes digitális képzésre. Ügyfeleink már most bármikor dönthetnek úgy, hogy a képzéseken nem személyesen, hanem távolról vesznek részt.
– A jövőben a nyelviskolánál miként lehet/érdemes bővíteni a digitális és online megoldások körét?
– A tolmácsolás üzletágunkhoz élesbe állítottunk egy saját fejlesztésű online szinkrontolmácsolási platformot a simy.hu weboldalon, így minden olyan esemény, ahol tolmácsolás szükséges, szintén lebonyolítható a felek távollétében is. A szolgáltatás elérhető számítógépen, illetve bármilyen okos eszközön, ráadásul a tesztidőszakban a tolmácsgép használata ingyenes.
– Miért vezették be ezeket a digitális megoldásokat és miben vált könnyebbé a vállalkozás élete ezek által? Mert amikor bevezették a rendszereket, hazánkban még nem nagyon volt jellemző a vállalkozásokra (sőt még sok esetben ma sem), hogy ilyen jellegű fejlesztéseket hajtsanak végre.
– A digitalizációt az élet kényszerítette ki, annyi adatot kellett és kell a mai napig nyilván tartanunk és kezelnünk, ami specializált szoftver nélkül megoldhatatlan lenne. Mivel több telepehelyen működünk, elengedhetetlen a folyamatos kapcsolat és a hatékony kommunikáció, az adatok és információk távoli elérésének képessége. Másrészt az ügyfelek igényei is ebbe az irányba terelnek bennünket, az idő egyre értékesebbé válik, az online megoldásokkal itt is rengeteget tudunk spórolni. Továbbá igyekszünk a munkatársainknak is olyan munkakörnyezetet és feltételeket teremteni, amiben jól érzik magukat és hatékonyan tudják a feladataikat ellátni, emiatt a rugalmas, családbarát foglalkoztatásra való törekvés is ebbe az irányba hat.
Kamu János, a Blázek & Anni Kft. ügyvezetője
„Az online kereskedésé a jövő”
2010 óta üzemeltet webshopot a nagy hagyományokkal rendelkező bőráruk, legfőképpen minőségi bőrtáskák készítésével foglalkozó Blázek & Anni Kft. A pécsi vállalkozás vezetője, Kamu János meglátta az online kereskedelemben rejlő határtalan lehetőséget, és szakemberek segítségével menedzseli a digitális platformokat. De nem csak a kereskedelmi tevékenységre használják a 21. század nyújtotta korszerű lehetőségeket.
– Van egy bérelt webshopunk, illetve egy közösségimédia-felületünk, ahol a meglévő és a jövőbeni célcsoportunkkal kommunikálunk. Az online tevékenységünk hatékonyságának növeléshez professzionális online marketinges vállalkozókat alkalmazunk, a webshopunk esetében pedig elsősorban Google Adwords kampányokkal igyekszünk minél több embert megszólítani – mondja Kamu János. – A reklámkampány eredményességét vizsgálva szoktuk a közösségimédia-felületünk kampányát kialakítani és elkezdeni. Vállalkozásunk önkéntes tagja a PBKIK-nak, részt veszünk a mentorprogramban is, ami Buzási Orsolya irányításával online is folyik. A kamara most fejlesztett egy online platformot Itt és Most elnevezéssel, amely üzletemberek, gazdasági szervezetek, érdekképviseleti szervezetek stb. közössége, ezt szintén használjuk. Itt is folyamatosan kutatjuk a lehetséges partnereket. Tagja vagyunk más üzleti közösségnek is, ami szintén offline és online is működik.
– A cég belső működésében használnak online platformokat?
– A meglévő belső informatikai rendszerünkre van egy európai uniós pályázatunk, ahol egy vezetői panelt valósítunk meg. Ez a teljes belső online kommunikációt, a vezetési alapinformációkat, a logisztikát, a vevői és a szállítói nyilvántartást is tartalmazza és naprakész információkat fog szolgáltatni nekünk.
– Miért döntött úgy, hogy ilyen változtatásokat hajt végre a cég működésében?
– Ez a jövő, a jelenlegi pandémiás helyzet is ezt igazolja. A hagyományos kereskedelmi, üzletkötési formák megbénultak. Nekünk is az a stratégiai célunk, hogy a hagyományos módszerekkel szemben az online értékesítést helyezzük előtérbe. A hagyományos eszközöket le is építjük.
– Sokan tudják, hogy ezt kellene tenniük, mégsem teszik…
– Mi alapvetően exportra dolgozunk, emellett az árbevételünk nagy része a belföldi kereskedelmen alapul. Azt lehet látni, hogy a nyugat-európai és más piacainkon az online értékesítési forma egyre nagyobb teret nyer, és a piacok, a vevők megtartásának érdekében mi is követjük a trendeket. Középtávú stratégia célunk, hogy az Európa-szerte ismert B2C üzleti modell alapján dolgozó vállalkozás legyünk, ennek a leghatékonyabb módja az online formátum.
– Milyen nehézséget jelent, hogy az ember gondolkodásmódban átálljon az új technológiára és használja is azt napi szinten?
– Különösebb nehézséget nem jelentett, inkább a szakmai alvállalkozók megtalálása volt kihívás. Szerencsére a kamara és más üzleti közösségek segítettek ebben.
– Beruházás, anyagiak tekintetében milyen nagyságrendre kell gondolni az online-ra való áttérés esetében?
– Az online értékesítést egyszer fel kell építeni, vannak hozzá pályázatok is. Nekünk sem ez volt az első webshopunk és mindig találtunk hozzá támogatást. Ez a fajta megoldás sokkal kevesebbe kerül, mint egy üzlethelyiség megépítése vagy bérlése. A jelenlegi járványügyi helyzet arra is jó volt, hogy megerősített bennünket: az online kapcsolattartás ugyanolyan jól működik, mint amikor elrepülünk vagy elautózunk a partnereinkhez. Nyilván ezt sem lehet teljesen kizárni, de a kapcsolattartások 60-70%-a megoldható így is. Ez a környezetvédelem szempontjából sem elhanyagolható tényező, emellett időt és pénzt takarítunk meg.
– Az ön tapasztalatai szerint miben különbözik az online és az offline kapcsolattartás, akár egy üzleti megbeszélés?
– Ugyanúgy fel kell készülni az online találkozóra, mintha személyesen jelen lennénk. Nagyon fontos, hogy hogyan öltözködünk, milyen a háttér, amely előtt ülünk, és ha kamerán keresztül kommunikálunk, még inkább oda kell figyelni a mondanivalóra. Én magam is vettem részt olyan jellegű tréningen, ahol ezekre felhívták a figyelmet. Ahhoz, hogy ez kitűnően működjön, szükség van további technikai fejlesztésekre, ezeken dolgozunk.
K.T.