Virtuális asszisztensnek nevezzük azokat a magasan képzett szakembereket, akik a távolból nyújtanak segítséget vállalkozásoknak. Az általában szabadúszóként, egyéni vállalkozóként dolgozó virtuális asszisztensek az adminisztrációtól kezdve a marketingfeladatok ellátásáig többféle munkát is végezhetnek. Így dolgozik Székelyhídi Letícia is, aki elsősorban adminisztrációs és marketingtámogatást nyújt vállalkozásoknak: gondozza a közösségimédia-felületeiket, kapcsolatot tart az ügyfeleikkel, a könyvelésre készíti elő az anyagokat.

– A virtuális asszisztensek nem kötött időben dolgoznak, így főként olyan tevékenységekre érdemes szerződni velük, amelyek egy adott napon belül bármikor végezhetől. Én főállás mellett főleg vendéglátós cégeknek szolgáltatok, hiszen korábban magam is ezen a területen dolgoztam, szállodát és vendéglátós vállalkozásokat is vezettem, így ismerem ezek ügyvitelét. Úgyhogy ha kimutatásokat, összesítéseket kell csinálni, nagyon jól eligazodom az alapanyagokban, a számokban.

Nem mindenki alkalmas mindenfajta feladatra, sokan a digitális világban szerzett gyakorlatukat adják el így, például socialmedia-platformokra készítenek tartalmakat, Excel-táblákkal dolgoznak, weblapot készítenek, esetleg webáruházak mindennapos feltöltését vállalják. Én nem korlátozom le a területeket, amikor ajánlatot adok, mert jól tudok alkalmazkodni a megbízó igényéhez. Minden vállalkozásnak megvan a saját logikája a kimutatásaihoz, amelyet el kell sajátítani ahhoz, hogy hatékonyak tudjunk lenni. Szerintem az a jó asszisztens, aki mindegyik metódusra rá tud hangolódni.

– Hogy tapasztalja, benne van-e a mai hazai vállalkozói kultúrában, hogy virtuális asszisztenst foglalkoztassanak?

– Azt látom, hogy a fővároshoz képest mindig jó néhány évvel később valósulnak meg Baranyában a gyakorlatok, a virtuális asszisztenciával is ez a helyzet, a fővárosban és vonzáskörzetében ez a fajta üzleti kapcsolódás már elég jól működik. Erre például már közvetítőcégek is szerveződtek, egy ideig én is dolgoztam az egyiknek. Azt gondolom, hogy elsősorban a kis- és középvállalkozások számára hasznos virtuális asszisztenssel együttműködni. A vállalkozásoknak azért éri meg, mert adott feladatokra nem kell foglalkoztatniuk valakit, talán nem is töltené ki a munkaidejét a feladatok mennyisége. A cégeknek járulékokat sem kell fizetniük, sem a bejelentéssel bajlódniuk, egyszerűen kiszervezik a munkát és számla ellenében kifizetik az érte járó díjat. Sokszor kampányszerűen gyűlnek fel a feladatok egy-egy vállalkozásnál, amikor plusz kapacitásra van szükség, ilyenkor jön jól a külső segítség. Többször felmerül a bizalmatlanság kérdése, hogy egy idegennel végeztessenek el céges adatokat érintő feladatokat, szerintem egy ilyen üzleti kapcsolat bizalmi oldalról nem okozhat gondot, hiszen minden esetben szerződés rögzíti az adatok védelmét. De ha egy cég egy ismeretlent fölvesz főállásba, akkor is ki kell építeni ezt a bizalmat.

– Ön miért lett virtuális asszisztens?

– Három évvel ezelőtt egy sérülés miatt hosszabb pihenőre kényszerültem, és elgondolkodtam azon, hogy miként állhatnék több lábon (van egy „Slime Gyáram” is). Úgy gondoltam, hogy az évek alatt megszerzett tapasztalatot át tudom forgatni egy vállalkozásba.

– Mire érdemes figyelnie egy vállalkozásnak, ha virtuális asszisztens foglalkoztatásán gondolkodik?

– Érdemes jól megfogalmaznia, hogy milyen munkát ad ki, illetve azzal kapcsolatban mindenképp meg kell beszélni részletesen az elvárásait. Például mikor szeretné, hogy az adott feladatot elvégezze az asszisztens, aki esetleg több partnerének is dolgozik, így neki is rangsorolnia kell a megbízásokat. Ezért van, hogy csak néhány nap múlva vagy hétvégén tud foglalkozni vele. Ez a munka nem helyhez kötött, a munkavégzés többnyire nem a vállalkozások telephelyén, hanem távmunkában zajlik. Persze megállapodhatnak abban is, ha a munka jellege megkívánja, hogy bizonyos időszakokban a cég működési helyén végezze a szolgáltatását a virtuális asszisztens. Ilyenre is van példa.

– Az ön munkájában jelenleg mi jelent kihívást?

– Alapvetően már rutinszerűen működnek a meglévő ügyfeleimmel a kapcsolódások, viszont szeretném bővíteni a partneri körömet. Úgyhogy jelenleg az új ügyfelek megtalálása jelent kihívást. Ehhez szükség van arra, hogy Pécsett is kialakuljon ennek a foglalkoztatási formának a kultúrája, és természetesen a magam marketingjét is erősítenem kell.

– Milyen sikerélményt élt meg virtuális asszisztensként?

– Több asszisztens közül választott ki egy adott munkára egy cég, a folyamatban meg kellett oldanunk egy belépő feladatot. Ez olyan jól sikerült, hogy abból komoly megrendelése származott a cégnek. Kérték, hogy hideghívásokkal folytassam az együttműködést, de ezt nem tudtam vállalni, mert azt gondolom, hogy arra vannak alkalmasabb kollégák is.

K.T.

Fotó: Muth Csilla