Még nem is rögzítették a raktári nyilvántartásban a beérkező árut, de már szüksége lenne rá a termelésnek. Pontosan mekkora az árukészlet ebben a pillanatban, és az egyes cikkek melyik raktárhelyen találhatók? Már megint több napra lesz szükség leltárellenőrzéshez… – folyamatosan futó gondolatok a cégvezetők fejében, hiszen ha a raktározással gond van, az az egész termelési, kereskedési tevékenységre kihat. A pontosság és a gyorsaság mellett ma az információhoz való mielőbbi hozzáférés az egyik leginkább elvárható igény a raktározást tekintve, amire egy könnyen kezelhető, az egyedi elvárásokat is kielégítő, a humánerő-kapacitást csökkentő és a már működő vállalatirányítási rendszerhez illeszthető raktárirányítási rendszer lehet a megoldás.
Sok vállalkozásnál a működés alapfeltétele, hogy pontosan követhető legyen egy készlet teljes életútja a megrendeléstől a felhasználásig: hogy mi történt vele, amikor beérkezett a raktárba, ki adta gyártásba, a gyártás során mi történt az adott készlettel, és azt is szükséges tudni, hogy az egyes késztermékeket milyen alapanyag felhasználásával állították elő. „Gyakran tapasztaltuk ügyfeleknél, hogy közel sem 100%-os a készletpontosságuk, ez általában akkor derült ki, amikor elfogyott az alapanyag és nem tudtak gyártani. Sok helyen a raktározandó áruk könyvelésére külön kollégát alkalmaznak, aki ugyan folyamatosan rögzíti a tranzakciókat, ám adott cég raktárkészlete legfeljebb a nap végére lesz pontos. Ha viszont olyan eszközt adunk ezeknek a cégeknek a kezébe, amivel valós időben, a beérkezéskor, a felhasználáskor képesek felvinni az árukkal kapcsolatos információkat, akkor másodpercre pontos lesz a készletük. A rendszer pontosságának a kulcsa, hogy egy mobil eszköz segítségével közvetlenül az árumozgatás mellett és azonnal rögzíthető a változás, emiatt nem kell elmenni egy számítógéphez és ott rögzíteni az adatokat. Ezért fejlesztettük ki a blueBAX WMS (Warehouse Management System) raktárirányítási rendszert” – mondja Gradwohl Máté, a blueBAX Solutions Kft. kkv-üzletágvezetője. A személyre szabott IT-megoldásokat nyújtó, szoftverfejlesztéssel, SAP- bevezetéssel és tanácsadással foglalkozó vállalkozás a piacon lévő más raktárirányítási rendszerekkel kapcsolatban arra a megállapításra jutott, hogy egy magasabb szintű technológiával, a felhasználói élmény növelésével hatékonyabbá és felhasználóbaráttá tehető a folyamat, amely a dolgozói elégedettséggel párosulva adott esetben a fluktuáció megelőzését is lehetővé teszi.
A blueBAX WMS raktárirányítási rendszer a hazai vállalkozások jelentős részénél alkalmazott SAP Business One vállalatirányítási rendszerre épül, így az összes tranzakció, amit a blueBAX WMS mobilos kezelőfelületen rögzítenek, egyidejűleg, másodperc pontossággal megjelenik a vállalatirányítási rendszerben is. Minden bizonylat rögzítése abban a pillanatban történik, amikor a hozzá kapcsolódó tranzakció a valóságban is végbemegy. Ez pedig azt jelenti, hogy a rendszerben rögzített készlet mindenkor pontos lesz, így bármikor le lehet belőle hívni az aktuális (negyedéves, féléves vagy éves) leltárokat is. Az alkalmazáshoz egy mobil kézi szkenner vagy egy laptopos felület által működtethető, az ipari szabványok előírásainak megfelelő vonalkódolvasóval ellátott készülék továbbítja az információt. Az alkalmazás a legtöbb esetben Android operációs rendszerű kézi szkennereken fut, de telepíthető Android alapú mobiltelefonra, valamint egyedi igény esetén átalakítható iOS operációs rendszer alapú eszközre is. A beérkező termékeken található digitális azonosítókat, így a vonalkódot vagy a QR-kódot olvassa le a szkenner – ha nincs ilyen azonosító, akkor azzal el kell látni a beérkező árukat –, majd annak az adott tárhelynek az azonosításával (ami szintén egy digitális kód alapján lehetséges) megadhatjuk az áru tárhelyét. De a raktáron belüli mozgatás esetén is három vonalkód leolvasásával megtörténhet az áttárolás. „Raktárirányítási rendszerünk természetesen személyre szabható, hiszen minden cégnél más megoldás működik jól. Akár egy egyszerűbb készletkezelési módszertant is meg tudunk valósítani, ehhez előzetesen felmérjük a vállalkozás egyedi igényeit. Az egyik autóipari beszállító partnerünk egy másik raktárkezelő rendszert használt, de nem volt elégedett vele, mert sokáig tartott a termékek rögzítése, és a dolgozóik nagyon nehezen tudták megtanulni a rendszer működését. Úgy döntöttek, hogy bevezetik a mi szoftverünket, amit két hét múlva tökéletesen tudtak használni, és azóta is megelégedéssel alkalmaznak” – hoz egy sikeres példát Gradwohl Máté.
A blueBAX WMS használata azért is egyszerű, mert a rendszer vezeti a felhasználót, megmutatva neki a folyamat következő lépését, így egyszerű metodikák alapján három-négy lépésben rögzíthetővé válik a tranzakció. A rendszer a vállalatirányítási rendszerhez igazodva elvégzi a belső ellenőrzéseket is, ezáltal 100%-os pontosságú lesz a rögzítés. A szoftver bevezetését oktatási anyag és személyre szabott konzultáció támogatja, így olyan funkciók beépítésére is van lehetőség, amelyek adott vállalkozás igényeire jelentenek megoldást. A fejlesztőcég, a blueBAX működésének egyik alapköve az üzleti tanácsadás, ezért nem csak arra van rálátásuk, hogy miként integrálható a cég működésébe a raktárirányítási szoftver.
Egy raktárirányítási rendszerrel szemben számos elvárást támasztanak a felhasználók: legyenek visszakereshetők, nyomon követhetők az adatok, hogy nyújtson valós idejű információt a raktárkészletről, legyen alkalmas a raktárban dolgozók teljesítményének mérésére (akár dolgozói értékeléshez is használható a módszertan), és ne alakuljon ki személyfüggőség a nyilvántartást érintően, akár egy új kollégát is be lehessen tanítani a legrövidebb idő alatt. A blueBAX WMS használatával elkerülhetők az adminisztrációs hibák, amelyek kialakulása vagy az adatok feldolgozásának elhúzódása akár több napi utánajárást, a hiba felderítését vonja maga után. Ami pedig biztosan negatívan hat a cég működésére. A vezetők részéről elvárás, hogy naprakész információkat kapjanak a cégükben zajló folyamatokról, így a raktározás területéről is. Akkor, amikor gyors döntéseket kíván meg a gazdaság, nem mindegy, hogy az adatokhoz néhány gombnyomás vagy több órai megfeszített munka után jut hozzá a döntéshozó.
A blueBAX WMS a hazai gazdálkodószervezetek többségénél alkalmazott SAP Business One vállalatirányítási rendszerre épül. „SAP bevezető és értékesítő partnerként természetesen más SAP-hoz kapcsolódó, saját fejlesztésű kiegészítő termékeket is kínálunk. Már elérhető például a blueBAX ONE alkalmazás, amellyel minden vállalatvezető néhány perc alatt ellenőrizheti vállalkozása pénzügyeit, aktuális áfa-egyenlegét, bevételeit, kiadásait és mindezt akár partnerek szerinti bontásban. Lehetőségük van az összes kiállított számlájuk lehívására, és a bizonylatok feltöltésével még a könyvelők munkáját is megkönnyíti az alkalmazás. A kifejlesztés során szerzett tapasztalatainkat felhasználtuk a raktárirányítási rendszer felépítésénél is, minden munkánk során nagy hangsúlyt fektetünk a felhasználói felület könnyű kezelhetőségére, az egyszerű adatbevitel megvalósítására, valamint a megfelelő tájékoztatást nyújtó információs képernyők kialakítására. Hiszen az a célunk, hogy amit létrehoztunk, azt minél szélesebb körben használják is” – mondja a blueBAX Solutions Kft. kkv-üzletágvezetője.
K.T.
